Wat als De Croo of Jambon archiefstukken meenemen naar hun badkamer?

De zaak van Trump focust zich momenteel op het ongeoorloofde bezit van 31 geclassificeerde stukken en het belemmeren van het onderzoek van de FBI. De hele zaak is echter gestart met een doorverwijzing van het Nationaal Archief naar de FBI. Het Nationaal  Archief beschrijft hoe Trump in 2022 ‘vijftien dozen’ overdraagt aan het Nationaal Archief. In deze vijftien dozen bevinden zich verschillende geclassificeerde stukken tussen andere archiefdocumenten. Daarnaast is er een vermoeden dat Trump nog andere archiefdocumenten zou bewaren. Dit laatste is dan weer een inbreuk in de Presidential Records Acts, wat de FBI, onder andere, de mogelijkheid heeft gegeven om een huiszoeking uit te voeren.

De huiszoeking en andere onderzoeksdaden hebben uiteindelijk geleid tot de aanklacht tegen Trump. Het verdere verloop van het proces moeten we nu nog afwachten, maar het is wel een interessante denkoefening om de situatie te vertalen naar onze Belgische of Vlaamse context. Wat als Alexander De Croo of Jan Jambon archiefdocumenten niet overdragen, maar meenemen naar hun badkamer? Wat zou er dan gebeuren? Kort samengevat: It’s complicated..

​

Het federaal archief van Alexander De Croo

Op het Belgische niveau wordt overdracht van archiefdocumenten geregeld door de Archiefwet en de hieraan gekoppelde uitvoeringsbesluiten. Het uitvoeringsbesluit schrijft verschillende zaken voor met betrekking tot overdracht van archiefdocumenten. Zo zijn overheidsorganisaties verplicht om archieven van dertig jaar of meer over te brengen naar het Rijksarchief – een organisatie die je zou kunnen vergelijken met het Amerikaanse National Archives and Records Administration. Bepaalde instanties zijn hiervan uitgesloten. Zo is onder ander de FOD Buitenlandse Zaken niet verplicht om dossiers over te dragen. Net zoals het Ministerie van Defensie is vrijgesteld. De insteek is dat deze instellingen gevoelige documenten bewaren. Daarnaast mogen overheden ook geen archiefdocumenten vernietigen zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris. Aan de hand van selectielijsten legt de Rijksarchivaris ook de definitieve bestemming van archiefdocumenten vast. Hierin wordt gespecifieerd hoe lang een stuk bewaard wordt en of het vernietigd moet worden of voor de eeuwigheid bewaard.

Wat betekent dit nu voor onze premier Alexander De Croo? Nu wordt het ingewikkeld. Het archief van kabinetten valt niet onder de bepalingen van de Archiefwet, waardoor het wordt beschouwd als privaatrechtelijk archief. Juridisch heeft het bijgevolg dezelfde status als het archief dat gevormd wordt door elke individuele burger of vereniging en valt dus niet onder de Archiefwet.

In tegenstelling tot voormalig president Trump is premier De Croo dus niet verplicht om zijn kabinetsarchief over te dragen aan het Rijksarchief. Hij is niet gebonden aan selectielijsten om bewaartermijnen te bepalen en heeft ook geen toestemming nodig om overgaan tot vernietiging. Een gevolg van deze onduidelijke juridische regeling is dat je kabinetsarchief op verschillende plaatsen zal terugvinden. Zo vind je het archief van voormalig premier Jean-Luc Dehaene terug in het KADOC en het archief van zijn opvolger Guy Verhofstadt bij Liberas. En neemt Alexander De Croo het eventueel dus mee naar zijn badkamer?

Het Vlaams archief van Jan Jambon

België zou België niet zijn als de regelgeving voor de deelstaten er niet iets anders zou uitzien. Op het Vlaamse niveau is het Bestuursdecreet het wettelijk kader voor beheer en vernietiging van archiefdocumenten of zoals het Vlaamse jargon voorschrijft ‘bestuursdocumenten’. Het Decreet schrijft eveneens voor dat overheidsinstanties “bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn verstreken is en waarvan de definitieve bestemming permanente bewaring is” overdragen aan het door de Vlaamse Regering aangeduide depot. In de praktijk handelt dit over het Archiefdepot te Vilvoorde. Enkele organisaties zijn van de overdracht uitgesloten, zoals onder andere steden en gemeenten die vallen onder zowel Vlaamse als federale wetgeving.

Daarnaast voorziet het Archiefdecreet ook een centraal register, waarin overheden alle categorieën van bestuursdocumenten die ze beheren, registreren met de geldende bewaarregels. Zo kan elke burger raadplegen welke soorten documenten een overheid bewaart en voor welke termijn. Hieraan is het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen gekoppeld voor digitale bestuursdocumenten.

Vinden we binnenkort het archief van Jan Jambon dan terug in het Archiefdepot van Vilvoorde en het E-depot? Nee, dit is geen zekerheid. Net zoals in de Archiefwet zijn de kabinetten uitgesloten binnen het Vlaamse Bestuursdecreet. Er is dus geen verplichting tot overdracht en bewaring van Vlaamse kabinetsarchieven. Hopelijk heeft Jan Jambon dus ook nog een lege badkamer zoals Trump beschikbaar 😊.